Novo despacho 8632/2014

O despacho n.º 8632/2014 revoga o Ofício Circulado n.º 50.001/2013, com as principais alterações:

Criação dos documentos emitidos pelos programas de faturação:

Os programas informáticos de faturação devem assinar quaisquer documentos emitidos com eficácia externa, com excepção dos recibos, nos termos dos artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho.

Processo de identificação (assinatura) dos documentos e subsequente gravação nas bases de dados:

- Qualquer documento emitido pela aplicação certificada, impresso ou enviado por via electrónica, não susceptível de ser assinado, nomeadamente os recibos, deve conter impressos obrigatoriamente a expressão " Emitido por programa certificado n.º /AT. Exemplo: “Emitido por programa certificado n.º 0000/AT” (sem aspas).

- Quando a impressão de faturas e documentos rectificativos, guias de transporte, guias de remessa e quaiquer outros documentos de transporte, resultar mais do que uma página, devem exibir em todas elas a designação do tipo de documento, a respectiva numeração, os valores acumulados (transportados e a transportar), o respectivo n.º de página e o n.º total de páginas. Os apuramentos globais de base tributável, apuramento de impostos e total do documento, quando existirem, devem constar exclusivamente na última página.

Integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup), quando houver necessidade de reposição de dados por inoperacionalidade do sistema

- Para referenciar um documento original recolhido na aplicação, deve ser utilizado o código interno do tipo de documento, a série e o n.º do documento original, e não a identificação única do documento (InvoiceNo ou DocumentNumber) atribuído pela aplicação ao documento recuperado.

Outros requisitos da aplicação:

- O controlo de emissão de notas de crédito parciais, face às quantidades e valores das respectivas facturas a rectificar.

- Que os descontos, quando existam, devem situar-se no intervalo entre 0 e 100 %.

- Que a parametrização e desenho dos formulários de impressão dos documentos seja efectuada pelo produtor de software ou, caso seja facultado ao utilizador a possibilidade de criação de novos tipos de documentos, estes sejam validados pelo produtor de software, por exemplo, através de assinatura digital.

- A manutenção da informação relativa a todos os documentos emitidos no seu repositório de dados - Documentos comerciais (SourceDocuments) do ficheiro SAF-T (PT). Deve possuir mecanismos de controlo que, quando atingido o limite da capacidade da base de dados ou do suporte físico da mesma, forcem a produção externa de cópias de arquivo, por forma a garantir a capacidade de exportação do SAF-T (PT) com os requisitos da portaria da certificação e o cumprimento do prazo estabelecido no n.º 1 do artigo 52.º do CIVA.

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